Forum Solikyl

Hur ska man lösa en konflikt bland volontärer?

På styrelsemötet den 3e Juni bestämde vi oss för att testa ett nytt sätt att hantera konflikter, dvs när volontärer hör av sig till oss med ett klagomål eller anklagelse om en annan volontär.

Det bästa är förstås att förebygga konflikter (men det är en annan femma), eller att man ska kunna tala öppet och lösa problemet direkt mellan parterna. Tyvärr är det inte alltid möjligt så man behöver involvera andra eller hela gruppen. För detta har vi tagit fram ett nytt system (eller tillvägagångssätt) som du kan läsa längre ner, efter Bakgrunden.

Bakgrund

Genom dessa åren har styrelsen valt att pausa eller stänga av volontärer som inte följer överenskommelserna eller beter sig illa mot andra. Eftersom det finns en del personliga konflikter bland volontärer så har vi inte agerat direkt på det första klagomålet om någon, utan vi väntar ut för att se om flera klagomål kommer från olika personer vid orelaterade tillfälle.

Ibland är det bara något mellan två personer och antingen får de reda ut allt som vuxna för att kunna fortsätta samarbeta eller komma till förståndet att deras personligheter krockar helt och att de ska undvika varandra helt enkelt.

Däremot när det kommer in tre eller flera klagomål om samma person, och klagomålen kommer dessutom från olika personer vid olika tillfälle, då är det dags att ingripa, genom att pausa personen från verksamheten och vänta ut ett tag tills vi ordnar ett möte med denne och kanske andra inblandade. Detta har varit hittills en otalad “regel”, något som inte är nedskriven någonstans. Problemet med detta system är flera:

  • Kan anses vara odemokratiskt, eftersom beslutet hänger på en styrelse som kanske är inblandade i en konflikt. Eller så får styrelsen en ensidig bild av händelserna.
  • Väldigt hög belastning, framförallt emotionellt, på styrelseledamöter, för att medla mellan parter, meddela personen som blivit pausad, hålla på förklara hit och dit och samordna möte.
  • Möten har inte alltid varit så konstruktiva och har lett till förbättrade relationer

Nytt sätt att hantera anmälan om en volontär

Kortfattat

  • Vem som helst (som har tillräckligt med tillitsmorötter på Karrot) kan starta en konfliktlösningsprocess där hela gruppen kan rösta om någon ska bli pausad eller avstängd.

  • Om inte ovan, styrelseledamöter ska kunna ta emot klagomål om en person och följa samma tumregel som förut (3 personer som klagar, vid 3 olika tillfälle) för att agera. Först skicka en tydlig varning och sedan starta själv en konfliktlösningsprocess på begäran av andra.

  • Styrelsen eller andra frivilliga ska ordna ett möte för att lösa konflikten.

Detaljer

Just nu fungerar konfliktlösningsfunktionen på Karrot på så sätt att de som har tillräckligt med tillitsmorötter på Karrot (dvs de som kan redigera saker) kan gå in på någons profil och klicka en ledsen gubbe för att påbörja processen. Processen innebär att man beskriver problemet med personen och alla i gruppen som har tillräckligt med morötter får en avisering, kan gå in och prata om det hela i en chat och sedan rösta (OBS. detta håller på att förändras! Det kom in flera synpunkter så att alla som är med i gruppen ska kunna delta i en sådan process, oavsett dessa morötter). Det hela sker under en period av 7 dagar. Sedan är det klart med omröstning och det finns 3 möjliga utfall:

1 - inget händer, personen stannar i gruppen

2 - debatten förlängas i 7 dagar till

3 - personen blir utesluten och har inte tillgång till gruppen längre (dock kan man söka igen till gruppen när som helst)

Här kan man läsa mer (på engelska) om hur funktionen fungerar

Vill man pausa personen så går det bra att använda den också, så länge man är tydlig att omröstningen ska handla om att pausa personen. I framtiden kommer hela funktionen att förfinas och förbättras. Några idéer var t ex att man ska kunna pausa eller stänga av personen från vissa hämtningar bara. Ni är välkomna med idéer till mig så kan jag ta vidare till Karrot-teamet.

Styrelsens roll

Styrelseledamöter kan ändå vara kontaktpersoner för dem som inte vågar tala öppet och anklaga någon direkt, av många olika goda anledningar. Styrelseledamöter bör finnas där och lyssna på dem och registrera klagomål/anmälan på något sätt. Dessa personer ska kunna välja om vi får nämna dem och hur mycket (om alls) vi får berätta till personen som blivit anklagad vad klagomålet handlar om.

Efter 3 klagomål från 3 olika personer varsin vid 3 olika tillfälle kan vi skicka ut en tydlig varning till problempersonen.

Tre olika personer vid tre olika tillfällen har klagat om ditt beteende och därför skickar vi en varning till dig. Om det kommer in något nytt om dig så blir vi tvungna att starta en process på Karrot där vi diskuterar öppet med alla volontärer vad det är som folk klagar om och volontärerna ska kunna rösta om du ska bli pausad eller avstängd från verksamheten. Blir du pausad så får du söka igen efter vi fixar ett konfliktlösningsmöte

Styrelsen eller andra frivilliga som får mandat av styrelsen ska ordna ett eller flera möte för att försöka lösa konflikten

Frågor eller synpunkter?

Skriv gärna de här. Detta är som sagt ett nytt system som vi ska pröva under en period, sedan utvärdera det och förändra vid behov.

Jag tycker inte om att man ska vänta tills tre personer har klagat för då har det gått för långt. .Jag tycker att en medlem ska vända sig omedelbart till en styrelseledamot och prata om sitt problem och då redan då ska båda parterna (personen i fråga som känner sig obekväm med en annan medlem) få en chans att uttrycka sig om vad som har gått fel.

Jag tycker att det är bra att konflikthantering inom Solikyl formaliseras så att samma tydliga system alltid gäller, men jag har två invändningar/frågor gällande detta system:

  1. Det är oklart för mig om den som utpekas får möjlighet att försvara sig i Karrot-funktionen. Den enda gången jag röstade i en konflikt tyckte jag att det var väldigt oklart och därmed obehagligt att inte förstå huruvida den anklagade faktiskt fått möjlighet att läsa och bemöta anklagelserna. Jag kunde iaf inte se någonstans i konflikthanteringsfunktionen att den som ansågs vara problemet fick svara.

  2. För mig känns det också obehagligt att tre personer ska kunna vara anonyma när de anklagar någon för något. I en demokrati går det vanligtvis inte till så - vi har inte anonyma vittnen i rättegångar osv. Personligen skulle jag tycka att det var helt barockt att inte få veta vad jag ansetts göra fel. (Jag utgår ifrån att anonymisering innebär att själva agerandet/situationen också måste döljas, för annars skulle det många gånger vara lätt att identifiera “anmälaren”.)

Tack för synpunkterna!

Varvara, problemet med detta är att styrelsen skulle bara ägna sig åt att lösa konflikter och inget annat. Det tar ju så himla tid och kraft att hålla på med sådant. Bäst att man ge sin tid och energi på att hitta sätt att förebygga dessa konflikter. Å andra sidan så är det ju klart att folk kan vända sig till styrelseledamöter i vilket fall som helst och att man kan ta tag i det direkt vid första klagomål om det handlar om något väldigt grovt. Det nuvarande systemet utesluter inte denna möjlighet.

Annars så tycker jag att vi bör satsa istället på att förebygga och skapa möjligheter så att hela gruppen (eller alla berörda parter) tar sitt ansvar i att diskutera det öppet och rösta fram en lösning.

Andrea, den som blir anklagad är med i hela processen och självklart får en chans att visa sin sida. Du har en poäng där med anonymitet, men när det sker i praktiken så skulle styrelsen bli tvungen att beskriva sakligt vad som har hänt och varför personen bör pausas eller avstängas, inte bara att några klagade om personen, annars blir det inte ett trovärdigt “case” som andra i gruppen ska kunna bilda en bra uppfattning och rösta om. Ja, det finns en risk att man ska kunna identifiera vilka som anmälde personen (det skulle handla om 4 “anmälare”), men då måste vi göra det tydligt för dem att den risken finns och att om de vill dölja för gruppen så många detaljer som möjligt om vad personen har gjort fel så får de acceptera att det blir svårare att lösa konflikten.

Vi får ju se med tiden egentligen hur det fungerar! En del jag skrev är också bara spekulationer.

Tack för svar!

Innebär detta att en person som blir föremål för en “issue” på Karrot kan läsa vad andra skriver och få chans att svara i samma forum? Bara så jag förstår rätt.

Precis, så är det!
.

1 gillning