Närvarande
Anna, Elise, Mia, Ann, Hannah, Per, Klara, Bruno
Sekreterare: Klara
Justerare: Mia
1. Uppdatering
Ny info från ICA Majorna: På helger är det okej att hämta från klockan 15
2. Brödöverflöd
I nuläget kommer leveranser med bröd till A-huset från 4 olika butiker: Kampanilen, Koopmansgatan, Lasse-Maja & ICA Majorna, och mängderna upplevs ofta svårhanterliga.
Förslag om att bröd som inte hinner delas ut på utdelning på A-huset i anslutning till hämtning fryses in och tas till kommersen när utdelning sker där. Dock framgår att kommersen också upplever ett brödöverflöd, och önskan om att få mer bröd som uttrycktes på tidigare möten har dragits tillbaka. Frågan om bröd konstateras löses bäst integrerat i punkt 3 och skjuts fram.
3. Rutiner för hämtning / utdelning
I nuläget ligger eget ansvar i hur lång tid man lägger på att stanna och dela ut efter en hämtning i Majorna vilket många upplever som ett problem. För att kunna samverka engagemang i hämtningar i Majorna med övriga engagemang och privatliv finns behov av tydligare ramar kring hämtningar. Exempel presenteras på att personer som vill börja vara med och hjälpa till i Majorna drar sig ur för att det inte finns tider specificerat för hur länge hämtningen pågår.
En annan faktor som lyfts fram är att separata platser för att sköta utdelningen skulle öka tillgänglighet och möjligheten för fler att träffas och vara involverade.
3.1 Lördagar
Diskussion kring att införa nya rutiner som inkluderar värdskap på lördagar.
Hur ska arbetet fördelas så att det känns likvärdigt?
Förslag 1 för lördagar:
Samarbetsgrupperingar/indelningar:
- Willys + Koopmansgatan hämtar samtidigt runt 14 och delar på maten ihop
- Utdelning kl 15
- ICA Majorna + Kampanilen hämtar samtidigt runt 16:15 och delar på maten ihop
- Utdelning kl 17
Antingen sker utdelningarna av de som hämtar eller så skapas värdplatser som sköter utdelningarna.
Ett förslag är att värdskap ska ha tiden 14:20-15:45. Värd(ar) fixar nyckel, tar del av bröd o Willys, delar ut, tar del av ICA, och delar ut detta också.
Förslag 2 för lördagar:
Willys o Koopmansgatan hämtar tillsammans, samt förbereder och startar utdelning så att det bara är att ställa ut och fortsätta för ICA (o senare kampanilen) som kommer efter sin hämtning vid 15:00. I ICA (och kampanilens?) uppgift ingår då värdskap, att dela ut sin mat och det som Willys- och Koopmanshämtarna hämtat. Hämtning + värdskap för ICA blir då 15:00-16:45. I ansvaret från Kampanilen ingår att hjälpa ICA-volontärerna att dela ut.
Det beslutades att förslag 2 ska gälla och utvärderas fr o m v.44.
3.2 Uppdaterade rutiner övriga dagar
3.2.1 Alla butiker som levererar till A-huset
–> Generell riktlinje: Hämtning + utdelning 1h 45m
–> Krävs att man är aktiv under utdelningen så att mat faktiskt delas ut.
–> Man bör inte kombinera två olika hämtningar som överlappar i tid, inräknat transporttid.
–> De som skriver upp sig på hämtning bör höra av sig i god tid – senast 24 timmar innan - till någon med nyckelansvar. (se punkt 5)
3.2.2 ICA
Ny generell rutin: Man ska ha möjlighet 1h45min att vara på plats, från hämtningsstart. Då ska man försöka dela ut så mycket det går. Det som inte går att dela ut efter 1h 45m läggs i kyl/frys.
OBS! Gäller alla dagar förutom onsdag, torsdag och lördag. Mia uppdaterar info på karrot.
Verkställs 3 dagar efter att protokollet publiceras.
Onsdagar: Värdskapet på A-huset försvinner, istället kommer det finnas tre platser på ICA 18:30-20:15. I detta ingår både hämtning på ICA inklusive värdskap/utdelning.
Torsdagar: För information angående rutiner på torsdagar hänvisas till Anna.
3.2.3 Uppdaterade hämtningstider övriga butiker
Willys
2h 30m på söndagar
1h 45m på lördagar (se punkt 3.1)
Koopmansgatan
Onsdagar: hämta och leverera till A-huset, där värdarna delar ut
Kampanilen
Lördagar: 16:15-16:45 hjälper ICA med städningen
4. Korrigering och förtydligande av butiks-/lokal-/samarbetsansvar
Hannah blir butiksansvarig för Kampanilen och Lassemaja – återkallades 20/10.
Bruno ska läggas till som platsansvarig för A-huset.
5. Nyckelansvar
De som skriver upp sig på hämtning bör höra av sig i god tid till någon med nyckelansvar.
I nuläget står Anna först på listan av ansvariga och kontaktas därför oftast.
Bruno föreslår att olika personer har nyckelansvar över A-huset olika dagar.
Anna upplever att nyckelansvar på helger är ett tyngre ansvar och föreslår att det borde bli ett rullande schema där den ansvarige för en helg också har ansvaret att kontakta någon annan att hoppa in om man inte kan sin helg.
Anna upplever att vardagar inte är något problem och hon inte ser ett behov att dela upp ansvaret på olika dagar.
I god tid (för att fråga om man kan låsa upp), definieras som 24 timmar före hämtningsstart.
Överlämning av nyckel
Om ingen med ansvar kan vara på plats, kan vi låna ut nyckel?
Det är nyckelägarnas (Anna, Bruno, Klara, Hannah) ansvar att det är rent, snygg och låst när nyckeln använts för att använda lokalerna. Marcello kan man fråga som en sista utväg.
6. Lokal hämtningsbegränsning
Max 2 ggr per månad Willys.
ICA och brödställena har i nuläget snarare problem åt andra hållet, så en begränsning är inte aktuellt.
Är det ledigt 24h innan så kan man ändå skriva upp sig även om man överskridit begränsningen, och meddela detta i chatten.
7. Efter kommersen
Per informerar att Solikyl kommer att få vara kvar på kommersen till efter nyår, och det beslutas därför att prioritera ner frågan detta möte.
8. Tid för nästa möte
Om ca 3 veckor (efter halloween) efter styrelsemötet. Bruno åtar sig att lägga upp tidsomröstning med följande tidsförslag för att hitta en tid när så många som möjligt kan komma:
Lördag 7:e 14:00 16:30
Söndag 8:e 14:00
Måndag 9:e 18:00
Fredag 13:e 18:00
9. Övriga frågor
Det beslutas att frågor kring fixoteket skjuts upp till nästa möte.
Mötet slutar 16:30