Styrelsemöte 2024-05-30
Konstituerande möte
Agenda:
Omfördelning av rollerna (främst ordf. och kassör)
Ordförande och kassör för verksamhetsåret:
Joakim - ordförande
Mario - kassör
- Roterande roller under möten
Ska vi ha roterande roller rent praktiskt under styrelsemötena? Positivt om alla provar alla roller.
Förslaget godtas.
- Hur utser vi rollerna för varje möte?
Bruno föreslår att vi I slutet av varje möte utser rollerna för nästkommande möte, och övriga styrelsen bifaller förslaget.
Hur ofta och när vi har möte
Joakim föreslår en gång I månaden, och att andra möten som ambassadörsmöten och liknande slås ihop så att det inte blir så många möten.
Joakim nämner att det är dålig uppslutning på möten generellt och föreslår att vi kanske ska byta namn på styrelsemöten för att få fler att känna sig välkomna och inkluderade på mötena. → Punkt att diskutera på framtida möte!
Bruno lyfter ett förslag att eventuellt ställa krav på de som är väldigt aktiva I föreningen att de även skulle behöva ha högre mötesnärvaro.→ Punkt att diskutera på framtida möte!
- När ska vi ha möten?
Förslag sista torsdagen varje månad. Styrelsemedlemmarna har ansvar att meddela om tiden funkar dåligt för dem på ett kommande möte så att tiden eventuellt kan flyttas.
Preliminärt schema styrelsemöten för verksamhetsåret:
Torsdag 27:e juni
Torsdag 25:e juli
Torsdag 29:e augusti
Torsdag 26:e september
Torsdag 31:a oktober
Torsdag 28:e november
Torsdag 26:e december
Torsdag 30:e januari (2025)
Torsdag 27:e februari (2025)
Torsdag 27:e mars (2025)
Torsdag 24:e april (2025)
Torsdag 29:e maj (2025)
Det föreslogs även att den som är sekreterare för nästkommande möte ansvarar för att lägga upp nästa möte som aktivitet på karrot.
- Agenda inför möten
Skapas tillsammans genom att posta I chatten för aktiviteten inför mötet.
Titta på verksamhetsplanen och planera efter det
Styrelsen började gå igenom versamhetsplanen och titta på möjliga tillvägagångssätt för att uppfylla planen. Arbetet kommer att fortsätta på kommande möten.
- 2:a punkten från verksamhetsplanen:
“Se till att allmänna regelverk följs likadant på alla olika ställen där vi delar ut mat. Samordna lokalmöten och se till att alla deltagare har möjlighet till inflytande”
Hur jobbar vi med denna punkten? Ofta fallet att ansvarsrollen inte är öppna och definierade, utan bara informella ansvarstagare finns. Skapar oklarhet kring vem man kan prata med och vem som har inflytande.
Kortedala och Brunnsbo har I dagsläget inga lokalmöten. Brunnsbo har problemet att de inte får ha möten I sina utdelningslokaler.
Bruno föreslår att vi påbörjar att fördelar ställena mellan oss I styrelsen och ansvarar för att följa upp hur arbetet ser ut och hur allmäna regler och rutiner följs. Beslutet bifalls.
Fördelningen föreslås enigt följande:
Joakim försöker ta ansvar över Hisingen/Backa brunnsbo/Wieselgrensplatsen.
Mario tar ansvar över Kortedala.
Bruno tar Majorna.
Kristina tar Högsbo.
Återstående fördelning av platser fortsätter på nästkommande möte.
- Hur hanterar styrelsen inrapporterade fall av misskötsel?
Om någon misssköter sitt ansvar I rollen som maträddare och styrelsen blir informerad om detta, då behöver vi kunna agera snabbt för att inte en fråga ska bli liggande och ett potentiellt problem kan fortgå I väntan på agerande. Därför bra om vi kan ha en fast rutin som vi kan följa I såna här tillfällen. Ett förslag på en sådan rutin är att styrelsen snabbt kontaktar den relevanta personen och påminna om stadgar och regler, samt frågar om dessa följs. Detta signalerar till personen att den har ögonen på sig och förhoppningsvis tänker igenom innan den agerar liknande I fortsättningen.
Styrelsen beslutar att prova detta och att rotera rollen att vara den som kontaktar berörd person. Bruno provar att agerar efter denna nya rutin nu I ett aktuellt ärendet som är uppe, och håller styrelsen uppdaterad om fortskridandet.
Avslutande formalia
- Justering av protokoll
Justering av protokollet sker genom att protokollet läggs upp tillgängligt för styrelsen att kommentera under en vecka efter mötet, för att sedan anses justerat för offentlig publicering därefter.
- Roller inför nästa möte
Joakim är ordförande på nästa möte
Bruno sekreterare