Forum Solikyl

Protokoll Styrelsemöte 08/01 2021

Plats: Aktivitetshuset
Närvarande:
Från styrelsen: Bruno, Anna, Bochra, Sam
Andra: Joakim, Jack, Carola
Till ordförande väljs Joakim
Till sekreterare väljs Bruno
Till justerare väljs Anna

Mötet börjar kl 17:50

1 - Utvärdering om introduktion till nya volontärer

  • Förslag: bättre att inte säga till sökande att man ska gå med 2 gånger innan man blir insläppt, ifall det inte skulle räcka med dessa 2 ggr.

  • Vi som är med i välkomstgruppen förklarar hur det fungerar just nu. Övriga på mötet som inte gör introduktion känner inte riktigt till hur det fungerar

  • Carolas återkoppling (som gick med den introduktionen): det har fungerat bra, men hon har saknat en introduktion till Karrot som hon fick upptäcka själv längst vägen

  • Bruno läser genom Klaras guide till introduktion och vi ska be henne att lägga upp för kommentarer och godkännande av välkomstgruppen.

  • Emilies återkoppling: hon hade gärna gått på olika ställe för att hämta och dela ut och gärna fått ett samtal som inte blev av (hon skulle till Gamlestan och prata med Tomasz)

2 - Ska vi titta vidare på möjligheten för Solikyl att söka fonder/bidrag?

  • Vi hoppade in i den punkten spontant när den egentligen skulle vara sist i listan…

  • Bochra är positiv. Hon tar upp exempel på skyddsutrustning som vi haft behov av.

  • Anna menar att hon inte kommer kunna sitta kvar i styrelsen med den ökade arbetsbördan det ofta innebär. Hon menar också att andra, som i nuläget tex sponsrar med lokal kan komma att ompröva det om vi får medel för att själva kunna stå för hyra.

  • Bruno: det innebär en massa administrativt arbete och vi har pratat många gånger om det tidigare

  • Jack menar att vi skulle kunna ha möjligheten att få den som ideell förening. Han har erfarenhet av idrottsförening och det innebär egentligen inte så mycket jobb.

  • Sam: Vad är syftet? Frågan väcktes av Kristina i det sammanhanget om att hitta lokal och kunna betala hyra.

  • Joakim: vi kan nog inte komma fram till ett beslut idag

  • Frågan bordläggs

2- Dokument om rollerna: Beskrivning av roller: samarbets- och platsansvarig

  • Sam påminner om beslutet från förra mötet, att vi skulle godkänna i det mötet

  • Carola berätta om sitt förslag om att de 2 personer som tillsätts ska gå omlott och inte tillsättas samtidigt, så att kunskap och erfarenhet inte går förlorad. Också att möte för att bestämma

  • Anna menar att det bör stå mer tydligt att vem som helst kan agera sammankallande till möte. Och frågan: vad händer när den som har rollen försvinner? På lokalmöte eller styrelsemöte?

  • Carola påpekar att personen ska inte betraktas som chef, trots att man sitter en maktposition.

Paus

  • Efter en del diskussion, lade vi till följande i dokumentet: “För att delta i hämtning ska du vara uppskriven liksom alla andra maträddare eller kunna motivera det i god tid.” Med tanke på att man inte ska få några privilegier i den rollen.

  • Vi godkänner dokument och återkommer till det när synpunkter uppstår. Dokumentet kan förändras vid behov på ett styrelsemöte.

  • Vi ska lägga upp dokument på Karrot och be alla som har dessa roller att bekräfta att de har läst och instämmer. Anna ska göra det och Bruno hjälper med länk.

3 - Arbete med Solikyls värderingar

  • Bruno ska ställa frågan på Karrot för att samla in olika synpunkter om värderingar: olika ord och dess innebörd. Det blir ett underlag till nästa möte

4 - Rutiner för mötesprotokoll

  • Sekreterare har max en vecka för att skicka protokollet till justerare och justerare max en vecka för att återkomma

5 - Lägesrapport kring de olika utdelningsplatserna

  • Bordläggs

  • Vi avslutar mötet kl 20:05