Datum: 2025-11-19
Närvarande: Klara, Jeanette, Mikeal, Liberto, Olof, Bruno, Via länk: Anders, Joakim
Ordförande: Liberto
Sekreterare: Olof
Justerare: Bruno och Klara
Inledning
Mötet vid Röda stugan Kaverös inleds 30 minuter sent men soppa, varm choklad och en buffé av andra godsaker är framdukade. Liberto utses till mötets ordförande, Olof utses till mötets sekreterare och Bruno och Klara utses till justerare. Dagordningen gås igenom och fastställs.
- Uppdateringsrunda
- Uppföljning av föregående möte
- Nästa lokalmöte
- Marknadsföring och kommunikation
- Revidering av rollbeskrivningar och dokument
- Nya samarbeten / förfrågningar
- Ekonomi
- Pausningsärenden
1. Uppdateringsrunda
Jeanette och Mikael önskar att Flatås sida på Karrot förtydligas, just nu står det att hämtningen går till en godtycklig utdelningsplats, men i praktiken går den till Kaverös samtliga dagar. Förslagsvis så ska platsbeskrivningen ändras så att hämtningen i första hand går tilll Kaverös vilket är lämpligt med tanke på det geografiska avståndet (närhetsprincipen). Nyligen hade det skett ett missförstånd och maten hade levererats till en annan plats. Olof ska ta kontakt med Inga-Lena och se till att ändra beskrivningen på Karrot. Mikael berättar hur verksamheten i Kaverös är mycket populär bland lokalborna och fortsätter att växa där utdelningar på kvällar introduceras.
Mikeal, Olof och Bruno har deltagit på Gräsrotsdagarna. Det var givande samtal, nya kontakter och bra information för Solikyls verksamhet.
Olof har inte hört något från Chalmers Students for Sustainabiity som varit intresserad av att skapa en utdelningsplats på Chalmers. Har försökt nå dem men inget svar. Kanske skicka ett mail och fråga om de behöver hjälp med något?
En person från Annedalshuset har hört av sig till styrelsen och visat intresse för att skapa en ny utdelningsplats.
2. Uppföljning av föregående möte
2.1 Välmåendegruppen
Första mötet har hållits: gruppen bekantade sig och gick igenom verkliga exempel. Jeanette och Liberto nöjda med mötet, bra samtal men mycket återstår att diskutera. Ett nytt möte planeras i slutet av november eller i december med fokus på praktiska frågor.
2.2 Val av ansvariga – Majorna
Röstningen är klar. De som blivit framröstade ska kontaktas. Fråga uppkommer gällande hur vi ska hantera när flera fått samma antal röster, skjuter upp detta till nästa möte. Liberto skriver ett inlägg på Karrot om resultatet.
2.3 Kontakt med butikerna
På senaste mötet lyftes behovet att upprätta en bra kontaktväg mellan styrelsen och Solikyls samarbetspartners vilket skickas ut i samband med att samarbetsansvariga byts. Olof läser upp förslag på mejl till butiker:
Ämne: Kontaktväg mellan Solikyls styrelse och er butik
Hej,
Hoppas allt är bra med er.
Vi vill börja med att tacka för vårt fortsatta samarbete kring att rädda matsvinn där ert engagemang är mycket uppskattat.
[INFOGA TEXT MED NYA SAMARBETSANSVARIGA ÄR DESSA]
Vi skriver till samtliga av våra samarbetspartners för att tydliggöra att det alltid finns en direkt kontaktväg mellan er butik och Solidariskt kylskåps (Solikyls) styrelse.
För varje butik har Solikyl en samarbetsansvarig som fungerar som den praktiska länken mellan er och våra volontärer. I första hand är det alltid den samarbetsansvariga som ni ska vända er till för frågor om rutiner, samarbetets upplägg, förslag på förbättringar eller om något i det dagliga samarbetet inte fungerar som det ska. Samtidigt vill vi betona att ni alltid har möjlighet att vända er direkt till Solikyls styrelse. Om ett ärende rör den samarbetsansvariga, andra volontärer eller om det av någon anledning inte känns lämpligt eller möjligt att ta frågan via den ordinarie kontaktpersonen, finns vi tillgängliga för att hjälpa er.
Ni når oss enklast via mail på: styrelse@solikyl.se
Olof ska lägga till ett stycke med info kring de nya samarbetsansvariga. Det konstateras att styrelsen inte har tillgång till mailadresser för alla samarbetspartners men sätter upp som mål att sammanställa ett dokument med samarbetspartners kontaktuppgifter. Liberto tar på sig ansvaret att ta reda på mejladresserna för Majorna.
2.4. Välkomstgruppen
Lite aktivitet sedan sist, det saknas fortfarande kapacitet för att hantera inflödet av volontärer. Under mötet lyfts några förslag från deltagarna: Ta bort/omformulera text på hemsidan för ansökan på Karrot, införa en ”gå i godo”-modell, skapa ett extra filter i form av att prioritera volontärer till platser där det är brist. Det konstateras att det behövs fler volontärer som hjälper till med arbete kopplat till att driva föreningen, såsom välkomstgrupp, ambassadörsgrupp och välmåendegrupp osv. Det diskuteras hur man kan få volontärer som engagerar sig både i föreningsarbete och som maträddare. Styrelsen ska försöka anordna ett co-working-tillfälle för att jobba vidare med arbetet kring Välkomstgruppen. Eventuella besluts skjuts upp till nästa möte.
3. Nästa lokalmöte
Nästa lokalmöte med omröstningar behöver planeras. Bruno ska höra med ansvariga i Kortedala och Olof ska prata med ansvariga i Fässberg.
4. Marknadsföring och kommunikation
Förslag om ett separat möte med Julia angående Solikyls kommunikation och marknadsföring. Klara tar på sig detta ansvar. Flera gånger under mötet lyfts behovet av en karta över Solikyls utdelningsplatser, kanske något som Julia kan fixa?
5. Revidering av rollbeskrivningar och dokument
I nuvarande rollbeskrivning för samarbets- och platsansvarig står att en ansvarig inte ska vara ”chef”. Inga-Lena har varit i kontakt med Olof och upplever att detta förtydligas, kanske till och med definera ordet ‘chef’. Under mötet diskuteras hur man kan tydliggöra detta, viktiga punkter:
- Rollen ger ansvar, inte makt
- Man är samordnare, inte ”chef”
- Man leder processen, inte bestämmer åt andra.
- Man har mandat att hålla struktur, men inte att diktera innehåll.
- Det är stor skillnad mellan att styra över andra (maktutövning) och att stöttar, organisera och möjliggöra (ansvarsutövning)
Olof tar med sig de som sades under mötet och sammanställa ett förslag på bättre formulering.
I Kaverös finns papper med tydliga rutiner och riktlinjer tillgängliga för volontärer i lokalen, det lyfts att kanske ska det sättas krav på att varje utdelningsplats bör ha det så. Inga beslut tas.
På karrot ska texten om hur valet av samarbets- och platsansvarig går till ändras då det som står gäller den process som användes innan omröstningarna på Karrot infördes. Bruno fixar detta.
6. Nya samarbeten / förfrågningar
Handels och Pedagogen vill reservera Brogyllen-leveranser två gånger i veckan. Bruno meddelar att detta är löst. Kortedala vill utöka samarbete, Anna har visat intresse ska kolla möjligheten hos närliggande Hemköp. Kanske kan den “nya” lagen kring hur livsmedel ska återvinnas driva på nya samarbeten. Som det ser ut nu är ambassadörsgruppen relativt inaktiv. I samband med att nya utdelningsplatser tillkommer ökar behovet av nya samarbeten. Klara och Liberto visar intresse för att gå runt och kontakta butiker för att se om de är intresserade. Arbete kring ambassadörsgruppen föreslås också inkluderas på ovannämnt Coworking tillfälle/möte.
7. Ekonomi
Klara tar på sig ansvaret att räkna ihop kostnader och skulder till nästa möte. På mötet diskuteras om vi egentligen behöver ett bankkonto eller om det finns smidigare lösningar. Bruno ska undersöka om MSF skulle kunna täcka vissa kostnader.
8. Pausningsärenden
8.1 Ärende 1126
Det har inkommit ett avstämningsärende gällande 1126. Det bedöms kräva stor insats: kontakt med butik, nya ansvariga etc. Styrelsen röstar för uteslutning av personen, 3 av 4 närvarande röstar ja. All mat från berörd plats går till annan utdelningsplats tills vidare. Personen ifråga hänvisas till Välmåendegruppen. Styrelsen formulerar meddelande och skickar till de ansvariga samt butikerna samtidigt.
8.2 Ärende 1010
Förslag att pausningsärende 1010 avslutas och ordinarie deltagande återupptas, med nolltolerans mot framtida konflikter. Styrelsen rösta ja. Styrelsen meddelar personen om beslutet.
8.3 Ärende 1114
Det beslutades på mötet att avsluta pausningsärendet 1114. Styrelsen meddelar personen. Viktigt att tydliggöra att om personer som fått mandat hör av sig så ska man svara.
Avslutning
Det blir ett snabbt avslut på mötet då det dragit ut på tiden. Tid för nästa möte beslutas i styrelschatten.