220928 Protokoll Styrelsemöte
Plats: A-huset
Tid: 19.10-21
Närvarande: Anna, Joakim, Liselott, Mia, Bruno, Pontus
Ordförande: Mia
Sekreterare: Liselott
Justerare: Joakim, Mia
1.Vad vill vi sända ut till våra samarbetspartners? Media, sociala medier, information över huvud taget. Vilken profil ska vi ha utåt? Förslag: Arbetsgrupp som kontaktas innan kontakt med tex reportrar, vid frågor kring publicering i olika medier. Kan arbetsgruppen bestå av ambassadörerna? Arbetsgruppen och/eller styrelsen granska texterna innan de publiceras. Ta fram riktlinjer för vad som ska gälla.
Beslut: Arbetsgrupp bra idé. Vilka ur ambassadörsgruppen/styrelsen vill ingå? Mia sammankallande för att kolla intresse och få igång en arbetsgrupp(men ej genomföra något). Gruppen tar sedan fram en idé/tanke/riktlinjer för hur gruppen ska arbeta.
2.Hur ökar vi engagemanget inom föreningen? Hur ska det genomföras?
Historik:
När Solikyl startade upp hade man ofta spontana tillfällen då man lagade mat tillsammans av matsvinn och sedan satt och pratade ofta tillsammans med Cykelköket. Ett trevligt och informellt sätt att umgås på. Nu finns ingen egen lokal vilket gör det svårare att genomföra spontant.
Förslag:
- Spontana, gemensamma kvällar med tex gemensam matlagning. Mötet tar med att vi ska laga mat i samband med nästa möte. Vilka lokaler skulle kunna användas? Kolla med Anna som är bokningsansvarig för A-huset. Om ni vill laga mat vid en hämtning dit.
- Kan arbetsgrupper vara ett sätt? Arbetsgrupper ökar engagemanget genom att man möts och kan pratas ihop.
- Kan stormöten vara ett sätt? Ha möten oftare på olika platser(A-huset?, Knuten?, Online?, andra tillgängliga lokaler?), dagar och med olika innehåll för att locka så många medlemmar som möjligt till iallafall något eller några av dessa tillfällen. Hur ofta skulle dessa hållas? Vem har lokal man kan vara i?
- Få alla medlemmar mer delaktiga på Karrot för att se vad som händer mer än mat hämtningar. Hur gör vi detta? Skulle en undersökning hjälpa oss i det fortsatta arbetet? På vilket sätt man deltar i Solikyls arbete nu? Hur ofta? Vad deltar du i? Vad skulle du önska delta i mer? Har Kristina möjlighet att hjälpa till att sätta ihop en undersökning?
- Dialog kring varför enskild medlem ej längre är aktiv. Vi har ett stort antal maträddare som är inaktiva i nuläget. Har vi möjlighet att ta kontakt via telefonsamtal?
- Ett tredje steg i introduktionen. Ta kontakt med nya efter 1-2 månader. Fråga hur det går? Vad behöver du för att öka ditt engagemang inom Solikyl?
- Vi tar med oss alla idéer och pratar vidare kring dessa.
3.Vad händer på de olika platserna?
Majorna: På sommarens lokal möte bestämdes att Majorna inte kan ta emot bröd från Dahls Sisjön då de redan fått ta över hämtningar från flera bagerier. I nuläget är det en hög belastning för de maträddare som är aktiva där, mycket eftersom antalet hämtningar ökat fortare än antalet maträddare. Vi arbetar vidare med att introducera nya och uppmuntra mindre aktiva solikylare att ta hämtningar.
Högsbo: Hämtar från två matbutiker och Lustgården. Letar lokal för utdelning. På sommar, vår och höst funkar det bra att hämta med kärror och vagnar. Frågetecken kring vintern då den branta backen kan bli mycket hal vid kyla/snö.
Frölunda: Hämtar från Bakat och delar ut.
Kålltorp: Samarbeten fungerar bra, trevlig stämning, många introduktioner. Lokalmöte 29/9.
Platser/samarbeten som ska in på Karrot/hemsidan?
Förändringar på olika platser och samarbeten. Vi saknar en del uppdateringar.
Vi tar upp det på nästa avstämningsmöte…
4.Ska föreningen ha osynliga hämtningar?(När en hämtning genomförs men inte tas till ett Solidariskt kylskåp och det är oklart var det delas ut)
Alla hämtningar ska vara transparenta. Det finns oklarheter kring var vissa hämtningar delas ut och delas i vissa fall ut på ställe som ej är ett Solidariskt kylskåp. Det ska vara tydligt var de olika hämtningarna delas ut eller lämnas. Det kan skrivas i chatten innan och i feedbacken när hämtningen är lämnad/utdelad. Munkebäck ges som exempel Det är viktigt att du som är uppskriven lämnar ordentlig feedback på hämtningen. Skriv vilken typ av varor, hur många kilo matsvinn samt till vilket Solidariskt kylskåp du lämnar hämtningen på. Problematiskt när ingen vet var hämtningar tar vägen. Alla hämtningar ska vara synliga på Karrot. Vad gör vi med de medlemmar som fått en felaktig introduktion och därför inte följer de riktlinjer som finns tex om att lämna på ett Solidariskt kylskåp?
Lokalansvarig är ansvarig för lokal som används av Solikyl alternativt där ett Solidariskt kylskåp finns. Lokalansvarig är inte ansvarig för ett område.
Om det är ett nytt samarbete under uppbyggnad ska samarbetet upp på Karrot med tydlig beskrivning att det är under uppbyggnad. Hämtningarna kan då under en kort period vara ej bokningsbara för att rutiner ska kunna sättas upp. Perioden ska vara så kort som möjligt. Vad är en lämplig tidsperiod?
Alla hämtningar ska göras av medlemmar i Solikyl. Alla får skriva upp sig på alla hämtningar. Det finns ingen som äger en hämtning. Det är dock viktigt att kolla att du klarar av att kunna genomföra hämtningen med de förutsättningar som ges eller krävs. Om det är första gången man ska hämta på ett ställe så ska man alltid kontakta samarbetsansvarig först. Om det är någon särskild hämtning du är intresserad av men inte hittar kontaktuppgifter så kan du alltid fråga en annan samarbetsansvarig som kan hjälpa dig. Alla samarbets ansvariga kan hjälpa dig att kolla upp vem som är ansvarig(vem du ska kontakta) för just den hämtning du är intresserad av.
Beslut: Det är styrelsens uppdrag att göra ett förtydligande via utskick till alla medlemmar kring detta.
5.Ska alla hämtningar tas till
ett solidariskt kylskåp? Var får hämtningar lov att delas ut?
Alla hämtningar ska:
- I första hand tas till ett Solidariskt kylskåp eller en fast plats för utdelning som är bestämd i förväg.
- Tas om hand själv men det ska då tydligt och utförligt skrivas i feedbacken var det har delats ut eller vem som har fått ta del av hämtningen.
- Finns det organisationer eller liknande i närheten av en hämtning som kan gynnas av att ta emot hämtningen tex bröd från Dahls så kan hämtningen lämnas där. Förslag på organisationer: Räddningsmissionen, Betelskeppet eller liknande.
Vem har ansvar för att hämtningens varor delas ut när de anländer till ett Solidariskt kylskåp? Den som gör hämtningen ansvarar för att det tas om hand antingen in i det Solidariska kylskåpet eller sorteras och delas ut. Om inte någon sagt att de tar över ansvaret.
Antingen ingår utdelningen i hämtningen, vilket innebär att den som hämtar även stannar och delar ut eller så lämnar hämtaren på en plats där mottagande person sköter utdelningen efter överenskommelse. Om ingen person är på plats är det extra viktigt att stämma av detta innan hämtningen avslutas så att inget svinn blir liggande.
Får en icke medlem agera chaufför åt en medlem som ska genomföra en hämtning?
Beslut: Ja, så länge chauffören inte deltar i hämtningen på annat sätt än som chaufför.
Får medlem ta med sig en icke medlem som bärhjälp på en hämtning inne på hämtningsplatsen?
Beslut: Nej, endast medlemmar får genomföra hämtningar inne i våra samarbets butiker och på andra samarbetsplatser. Medlemmar har genomgått introduktion och fått fullgod information kring riktlinjer.
Beslut: Styrelsens uppdrag att göra ett förtydligande via utskick till alla medlemmar kring detta.
Beslut: Styrelsen beslutar att följande text ska ges till alla samarbets ansvariga.
Hej samarbetsansvarig! För att synliggöra allt det grymma arbete vi gör så har vi beslutat att alla hämtningar skall synas. Ta en extra titt på hur rutinerna ser ut på Karrot under det samarbete du är ansvarig för och förtydliga vart hämtningarna ska lämnas om hämtningen ska lämnas till samma plats varje gång. Om hämtningen ska köras till valfritt Solidariskt kylskåp skriv tydligt att det måste redovisas i feedback var det har lämnats.
6.Finns intresse för arbetsgrupper? Förslag på arbetsgrupper? Riktlinjer/mandat för arbetsgrupper?
Frågan bordläggs till nästa möte.
7.Hur gör vi så att föreningens medlemmar känner sig trygga och inte blir utsatta
för hotfulla händelser? Hur hanterar vi hotfulla situationer?
Frågan bordläggs till nästa möte.
8.Uppdatering av ärenden som inkommit till styrelsen i form av klagomål eller utredning av konflikt.
Frågan bordläggs till nästa möte.
9.Hur och när avslutas samarbeten?
Innan man avslutar ska man testa alla tänkbara lösningar. Går det mer aktivt att släppa in nya för att få fler maträddare som kan hjälpa till? Dokumentera vad som händer under vägen. Vad funkar bra? Vad är det som orsakar problem? Vad är anledningen till att vi vill avsluta samarbetet? Har vi testat alla lösningar på problemet?
Det yttersta och sista mandatet läggs på styrelsen som tar beslut om att avsluta samarbeten om de finner det nödvändigt.
10.Övriga frågor
- Solikyls revisor Pontus presenterade sig.
- Ibland får vi erbjudande från utomstående personer att swisha pengar till Solikyl. Finns det möjlighet att göra det? Revisor tycker inte det är någon bra idé då vi är icke vinstdrivande. Det kan bli fel uppfattning av vår förening.
Beslut: Solikyl ska inte ta emot swish. - Går det att samla in pengar bland de aktiva för att täcka personliga utlägg som görs för Solikyls räkning t ex kostnader för däck och tänger till bröd?
- Vad gör vi om personer som släppts in i Solikyl visar sig ha andra engagemang som strider mot våra värderingar eller strider mot vårt syfte?
Beslut: Frågan bordläggs till nästa möte.