Styrelsemöte
Datum: 221026
Tid: 19.30-20.15
Plats: meet.jit.si/solikyl
Ordförande: Mia
Sekreterare: Liselott
Justerare: Anna
Närvarande: Joakim, Bruno, Anna, Mia, Lasse, Liselott
Dagordning
1. Ärende Willys majorna/A-huset. Hur går vi vidare?
Beslutsunderlag: Ett brev med svar från deltagande på hämtningen på Willys majorna lästes upp. Frågor som ställdes? Har Joakim kollat av innehållet i brevet med båda deltagande. Varför skulle brevet endast läsas upp och inte kunde skickas? Har båda parterna varit överens om att skicka svaret med det innehåll det har? Motsägelsefulla berättelser…vad är sanning och inte? Vi ser gärna en skriftlig enskild respons från båda deltagande så att båda får ge sin version. Alternativt att båda deltagande kan delta på ett avstämningsmöte??
Beslutsförslag: De deltagande gör inga hämtningar tillsammans tills ärendet är löst. De får istället gå på olika hämtningar och då tillsammans med Anna och/eller Desiree. Anna kontaktar båda. Förslaget röstas igenom enhälligt av styrelsen.
Beslut: De deltagande gör inga hämtningar tillsammans tills ärendet är löst. De får istället gå på olika hämtningar och då tillsammans med Anna och/eller Desiree. Anna kontaktar båda.
2. Riktlinjer kring arbetsgrupper och platser. Bordlades??
Vi behöver skapa en gemensam bild på vissa punkter av hur det ska fungera när det fungerar optimalt samt en miniminivå för arbetsgrupper och platser.
Möten och kallelser måste komma ut i god tid och helst på både stora väggen och platsens/gruppens vägg. Det kan inte läggas ut kvällen innan, enbart som ett inlägg på en ”plats” och dessutom i direkt anslutning till ett annat möte som skall hållas på samma plats (eller långt i från).
Om vi vill att så många som möjligt ska känna sig välkomna att engagera sig mer måste vi försöka erbjuda möjligheten, inte försvåra för medlemmar att delta.
3. Ärende Dahls Sahlgrenska/A-huset.
Beslutsunderlag: Bruno har skrivit ihop ett beslutsförslag utifrån den kommunikation han haft med de som är aktuella i ärendet.
Beslutsförslag: Jag föreslår att vi skickar en varning till maträddaren med kopia till platsansvarig, med ungefär följande formulering:
"Styrelsen anser inte att någon av parterna har medvetet brutit mot riktlinjerna i detta fall. Dock så var kommunikationen om ankomsttiden bristande. Vi väljer dock att varna maträddaren om att beakta tiden som hen tar att utföra en hämtning och körning. Tiden är inte oviktig, eftersom den påverkar inte bara andras personliga tider, utan också andras insatser i Solikyl, exempelvis när andra ska dela ut maten som någon annan har hämtat. Eventuella förseningar ska alltid meddelas.
Vi uppmanar också platsansvarig i sin roll som nyckelansvarig om att informera andra om vilka tider som gäller för att kunna ta emot mat till A-huset och hålla det öppet.
Att agera solidariskt betyder bland annat att ta hänsyn till varandras tid och engagemang. Och detta gäller inte minst att ta hänsyn till oss alla styrelseledamöter som tog tid och kraft att diskutera och reda ut sådana ärende. När man påstår att man hade nyckel den ena stunden och att man inte hade nyckeln den andra stunden så hjälper det inte att skapa förtroende i gruppen, oavsett om detta beror på oärlighet eller bara förvirring. Vi hoppas på en mer genomtänkt och tydligare kommunikation framöver." Beslutsförslaget för ärendet röstas igenom enhälligt av styrelsen.
Beslut:
Vi skickar en varning till maträddaren med kopia till platsansvarig, med ungefär följande formulering:
"Styrelsen anser inte att någon av parterna har medvetet brutit mot riktlinjerna i detta fall. Dock så var kommunikationen om ankomsttiden bristande. Vi väljer dock att varna maträddaren om att beakta tiden som hen tar att utföra en hämtning och körning. Tiden är inte oviktig, eftersom den påverkar inte bara andras personliga tider, utan också andras insatser i Solikyl, exempelvis när andra ska dela ut maten som någon annan har hämtat. Eventuella förseningar ska alltid meddelas.
Vi uppmanar också platsansvarig i sin roll som nyckelansvarig om att informera andra om vilka tider som gäller för att kunna ta emot mat till A-huset och hålla det öppet.
Att agera solidariskt betyder bland annat att ta hänsyn till varandras tid och engagemang. Och detta gäller inte minst att ta hänsyn till oss alla styrelseledamöter som tog tid och kraft att diskutera och reda ut sådana ärende. När man påstår att man hade nyckel den ena stunden och att man inte hade nyckeln den andra stunden så hjälper det inte att skapa förtroende i gruppen, oavsett om detta beror på oärlighet eller bara förvirring. Vi hoppas på en mer genomtänkt och tydligare kommunikation framöver."
Vi ber även samarbetsansvarig för Dahls Sahlgrenska att förtydliga rutinerna för Dahls Sahlgrenska. Viktigt att vi sedan förtydligar till alla hur viktigt det är med kommunikation och hur långt ansvaret gäller för vem. Finns en påbörjad text från ett avstämningsmöte.
- Solikyl Handels. Uppdateringar, uppstarten och vilka hämtningar tycker vi skulle passa dem bäst. Bordlagd
5.Kan styrelsen ålägga arbetsgrupper arbetsuppgifter och tvärt om Bordlagd
6.Hur skall konflikter hanteras tills dess att välmåendegruppen kommit igång och utvecklat någon form av arbetsmodell Bordlagd
7.Ärende Högsbo
Beslutsunderlag: Maträddare motsätter sig inte att hen brutit från de rutiner samarbetsansvarig nämner, det vill säga kommit försent och inte haft en kärra som kan ta tillräckligt många banankartonger. Men det framgår också att bristen på kärra till stor del handlar om tidigare misskommunikation som fått hen att tolka det som mindre viktigt, en förklaring som samarbetsansvarig ser som trovärdig.
Att hen inte hörde av sig och meddelade att hen var försenad berodde på att hen inte kunde ringa ut från sin telefon.
Under ett samtal mellan samarbetsansvarig, maträddare och styrelsemedlem kunde vi prata om det som hänt, vad som gjorts fel och hur det kan undvikas i framtiden.
Anser inte att någon annan åtgärd behövs, utan föreslår för styrelsen följande.
Beslutsförslag: Alla inblandade har fått yttra sig, deras bild överensstämmer och eftersom det finns en tydlig plan på hur situationen skall undvikas i framtiden ser jag inget behov av att styrelsen går in i detta ytterligare. Vi påminner om vikten att läsa och följa rutinerna och be om hjälp om något är det minsta otydligt. En pausning är inte motiverad och skulle inte bidra till något positivt i detta fallet. Beslutsförslaget för ärendet röstas igenom enhälligt av styrelsen.
Beslut: Alla inblandade har fått yttra sig, deras bild överensstämmer och eftersom det finns en tydlig plan på hur situationen skall undvikas i framtiden ser jag inget behov av att styrelsen går in i detta ytterligare. Vi påminner om vikten att läsa och följa rutinerna och be om hjälp om något är det minsta otydligt. En pausning är inte motiverad och skulle inte bidra till något positivt i detta fallet.