230208 Protokoll styrelsemöte
Styrelsemöte
Datum: 230208
Tid: 19-20.30
Plats: meet.jit.si/solikyl
Ordförande: Anna
Sekreterare: Liselott
Justerare: Joakim, Lasse, Kristina
Närvarande: Anna, Joakim, Kristina, Lasse, Mia, Bruno, Liselott
Dagordning
Informationspunkter
1.Miljöförvaltningen
Solikyl är nu registrerade. Det är ett generellt beslut som gäller för alla platser som ingår i Solikyl.
2.Rutiner
Vi presenterade vissa rutiner för Miljöförvaltningen. Dokumentet läggs upp på Forumet av Anna.
3.Handelshögskolan
De körde igång 9 nov, fram till julveckorna. (För att bestämma veckodag för utdelning provades först onsdag, den 9 nov. Utdelningsdag bestämdes sedan till tisdag som provades veckan därpå). Körde igång vid terminsstarten den 17 januari igen. De släpper in personer som är med på utdelningarna, i startfas. Intentionen är att få in alla i den stora gruppen på sikt. De vill gärna ha en Instagramsida. Hur ställer vi oss till det? Vi har diskuterat kring sociala medier tidigare och kom fram till att det i så fall ska gå via ett Solikyl Instagram. De vill inte ha det för bilder utan för kommunikation. Vi får ha en fortsatt diskussion kring instagram och andra sociala medier. Om en plats får ok måste alla ha samma möjlighet. Kan de ha en undergrupp till Handels på Instagram? Hittills har de kommunicerat via Karrot. Joakim ber ansvarig på Handels att skicka ett mail till styrelsen där de förklarar hur de har tänkt sig att använda Instagramkontot/vilket Instagramkonto de tänkt sig använda.
4.Högsbo lokalt
Hur har processen sett ut & resultat?
Mia blev tillfrågad av styrelsen att ta över Högsbo lokalt. Trodde då att det innebar alla utdelningsplatser samt samarbeten. Dock visade det sig att tidigare platsansvarig/butiksansvarig hade då fått butikerna och lokalen att skriva kontrakt med en ny förening. Mia har fått ta ett stort ansvar och gjort ett omfattande arbete med att reda ut vad som hänt, få tillbaka samarbeten, hitta en ny lokal och leda arbetet med att återuppbygga en fungerade verksamhet i Högsbo. Om du vill veta mer kring själva processen ta kontakt med styrelsen.
Resultat: Fått lokal på HGF Pennygången 50. Vi hade vår första utdelning 12/12 och har nu utdelning varje Måndag och Torsdag där. Har en väldigt fin relation med styrelsen i HGF Pennygången.
5.Kortedala/Älvängen
Ärendet bordläggs till nästa styrelsemöte.
6.Redovisning av verksamhetsplan
Sammanfattning av verksamhetsplanen läggs in på Forumet av Liselott.
7.Hantera integritet och bemötande
Hur skall vi i styrelsen hantera integritet och bemötande såväl i väl i vår interna kommunikation som vår externa. Vi behöver diskutera en del saker innan vi kan gå vidare med den här frågan. Om någon behöver hjälp att förmedla det man vill ha sagt innan frågan är diskuterad och beslut tagna ta kontakt med en tredje part. I mån av tid kan vi eventuellt prata efter mötet idag eller eventuellt en mailtråd i veckan. Lasse föreslår ett fysiskt möte för att reda ut saker som behöver lösas.
8.Valberedning
Olof vill ha någon som kan delta i valberedningen. Kristina kontaktar honom och kollar av hur arbetet går. Om Olof vill ha ngn att bolla med finns Sam och Mario.
9. Förslag ny formulering angående utskick till medlemmar
Förslag ny formulering/textförslag angående utskicket som gått till medlemmar(Kristina) angående vart svinn ska lämnas, feedback mm.
När förslag på platser anges under hämtningsrutin bör vi redan där beskriva vad som förväntas vid lämning på varje specifik plats tex om det ska bäras till en viss plats, delta i utdelning osv. Förslag: Liselott och Bruno kollar av om det är möjligt. Bruno säger att det är möjligt. Ett annat förslag är att man lägger en länk till platsen dit lämningen ska lämnas och rutinen uppdateras av platsansvarig. Tydligare beskrivningar på de olika platserna. Vi tar med frågan till nästa stormöte eller styrelsemöte.
10.Vilka beslut behöver fattas ang. Handels och deras system?
Vi behöver ta reda på läget på Handels och deras system innan vi kan ta beslut i ärendet. Frågan bordläggs till nästa styrelsemöte eller avstämningsmöte.