Forum Solikyl

Protokoll styrelsemöte 6/2 2022

Protokoll styrelsemöte 6 febr 2022 A-huset. Mötet vara utlyst till kl 17.30 men på grund av tekniska problem med mobiler, skrivare och åtkomst till WiFi började mötet kl 18

Ordförande Anna
Övriga ur styrelsen: Bochra, Per och Lasse. Och Ann-Helene och Marita som var med via länk.
Övriga: Joakim, Kristina och Jack. Och Jerry och Naomi som var med via länk.

Ordförande läste upp punkterna från dokumentet på sin datorskärm.

Punkt 1
Till sekreterare valdes Kristina och till justerare Per.

Punkt 2 Från förra mötet fördes punkt 4 till detta möte
ur mötesprotokollet 2022-01-09:
" 4. Det behövs tas upp hur arbetsordning och rutiner inom styrelsen beslutas och införs
Frågan behöver tas upp och får diskuteras vidare på nästa styrelsemöte.
Ett förslag var att då det är svårt att alltid kunna samla samtliga styrelseledamöter till ett och samma möte, att i stället ta fram ett beslutsunderlag, och först på därpå följande styrelsemöte, då samtliga fått kännedom om frågor och innehåll, fatta beslut genom att ledamöterna röstar för eller emot, om nu inte konsensus kan nås."

Frågan diskuterades och de ur styrelsen som var närvarande idag röstade samtliga för förslaget.
På nästa möte, i mars, får de övriga i styrelsen ta ställning till förslaget, varefter ett beslut kan fastställas.

Punkt 3 Stormöte, möte för Ambassadörsgrupp och för Välkomstgruppen
Dags för Stormöte och att de som är engagerade i Ambassadörsgruppen liksom de i Välkomstgruppen träffas i sina grupper för att gå igenom och samordna sitt arbete inom Solikyl. Coronarestriktioner lättas även upp nästa vecka vilket bör ge bättre möjlighet till att träffas fysiskt.

Till initiativtagare/samordnare för kommande Stormöte fastställs Kristina och Joakim, för Ambassadörsgruppen Per, och för Välkomstgruppen Joakim.

För välkomstgruppen kommer det att skapas en Doodle för att hitta ett gemensamt datum, och sedan planeras mötet hållas över nätet.
Hur de andra mötena kommer att arrangeras är ännu inte klart.

Punkt 4 Fråga om Arbetsgrupper
Får tas på mars månads styrelsemöte!

Punkt 5 Uppdateringsrunda

Majorna
Inget att ta upp i dagsläget, det fungerar bra.

Kortedala
Nyligen levererades en oväntad större mängd livsmedel från en av Solikyls samarbetspartners. Ett samarbete med Pläjset har inletts, då de har större lokaler och därmed lättare att hantera utdelning.
*Det skulle behövas fler volontärer för Solikyls del av verksamheten. Med endast ett fåtal maträddare är det dessvärre svårt att genomföra introduktionshämtningar för insläpp. Joakim åtar sig att hjälpa till med detta.
*Det finns även behov av maträddare verksamma i Ambassadörsgruppen. Nya möjliga samarbeten med några butiker i området nämns, liksom ett hotell. Även här kommer Joakim att bidra.

Backa-Brunnsbo
Fungerar bra. Antal maträddare är nu tio till antalet, och flera av dem har tillgång till bil, vilket behövs för hämtningarna längre bort. Det har även hunnit utvecklas en trevlig social samvaro i gruppen.

Masthugget
Ett uppkommet problem beskrivs: En volontär slarvar med tiderna, kommer inte på uppsatta bokningar - och varken bokar av sig, eller hör av sig till de andra uppbokade på hämtningen. Styrelsemedlemmarna tycker unisont att det finns skäl att pausa en person för dylikt beteende, men vill, innan det sker, ha en skriftlig redogörelse från platsansvarig.

Frölunda
Hämtningar från C &W (inkl de hämtningar som sker från Bakat) kommer att kunna göras veckans samtliga dagar. Joakim kommer att lägga ut en rutin på Karrot för hur hämtningarna ska ske. Det kan dock redan nu sägas att innan bokning sker är det absolut nödvändigt att kontakta platsansvarig, dvs Joakim, för vidare instruktioner.

Högsbo
Avböjde skriftligt medverkan på dagens styrelsemöte

Övrigt som togs upp under uppdateringsrundan:
En frisör har erbjudit engagerade inom Solikyl 100 kr rabatt vid klippning i hens salong. Vi tackar! men kom fram till att Solikyl får avböja detta erbjudande, då det inte faller inom ramen för Solikyls syfte och verksamhet.
*Insläpp i Solikyl: det finns en fastställd rutin inom Välkomstgruppen. Det krävs bl.a. att den intresserade gör minst två hämtningar på två olika ställen och att de platsansvariga därefter kommunicerar med varandra för att fatta ett gemensamt beslut. Ett sådant beslut kan vara att det behövs ytterligare introduktionshämtningar, eller att personen nekas inträde i Solikyl.
*Det krävs en e-postadress för att skapa ett inloggningskonto på Karrot – Solikyls maträddares kommunikationsverktyg – men alla har inte en e-postadress visar det sig. Anledningen framkommer inte.
*Vid insläpp av nya är det viktigt att dessa får kunskap i hur Karrot fungerar, liksom om Solikyl. Det finns ett enda Solikyl som inte är uppdelat i olika grupper, utan det är helt ok att sätta upp sig för en hämtning på vilket ställe som helst inom Solikyl. Viktigt är dock att vid en första hämtning på ett nytt ställe ta för vana att alltid kontakta platsansvarig för det stället. Detta då rutiner kan skilja sig åt mellan de olika ställena.

Punkt 6 Kommunikation, information och inkluderande
Vi behöver inse vikten av kommunikation inom Solikyl.
*Exempel som togs upp var att Solikyl Majorna/A-huset behöver ha en god samverkan med MSF (Majornas Samverkansförening), som är ansvarig för de olika föreningar som har aktiviteter i huset.
*Maträddarna i Solikyl har Karrot som sitt verktyg för hämtningar och kommunikationen mellan sig
*Det finns även ett Forum som är öppet på nätet. (Vissa delar kräver inloggning).
*För besökare, och andra intresserade har Solikyl en hemsida.
*Solikyl har även ett Facebook-konto, där besökarna hänvisas till Solikyls hemsida. ”Här på Facebook får du knappt någon information om Solikyl, utan du bör besöka webbsidan solikyl.se och helst våra utdelningsställe. Vi väljer att inte bidra med innehåll till Facebook, trots att det behövs ibland för att nå ut till flera. Ni är välkomna att ta kontakt med oss via andra kanaler! …”
*Eftersom det är viktigt att korrekt information ges på de olika plattformarna behöver dessa hållas uppdaterade. Detta sker inte alltid och när torsdagarna på ett utlämningsställe drogs in ledde det till att besökare gick vidare till A-huset för att få information. Detta skapade irritation bland besökarna.
*Likaså har det skapat irritation bland maträddare som inte kunnat få vara delaktiga i den nya satsningen i västra Göteborg, och inte heller är det känt vilken ställning Solikyl egentligen har i det nya samarbetet med Göteborgs Stad.
*Lösningen ligger troligen inte i att skapa fler informationskanaler, utan i att vi behöver bli bättre på att informera varandra om vad som händer inom Solikyl, och att bjuda in till samarbete – kan vi verkligen bli för många maträddare? - liksom att hålla de aktuella kanalerna, främst hemsidan utåt, och Karrot inåt för maträddarna, uppdaterade.

Punkt 7 Nästa mötesdatum
I början av mars någon gång
– Mötesdatum, plats och tid kommer att läggas ut på den allmänna väggen i Karrot.
Till denna periods ordförande väljs Per.
Och som alltid: Har du frågor som du vill lyfta kan du skriva dessa på väggen eller i Chatten för Styrelse, eller ta kontakt med denna periods ordförande, eller annan person som du känner förtroende för!

Punkt 8 Ordförande förklarade mötet avslutat kl 19.45

Justerat av Per
2022-02-20

1 gillning