Forum Solikyl

Protokoll styrelsemöte 7/11 2021

2021-11-07 Styrelseprotokoll

Styrelsemöte söndagen den 7 november 2021, kl 17.30 A-huset

Ordförande Per, sekreterare Kristina och justerare Anna.

Närvarande ur styrelsen: Per, Lasse, Ann-Heléne, Bochra och Anna

Övriga: Ole, Kristina och Joakim.

Mötet börjar med att bestämma tid och plats för nästa styrelsemöte. Styrelsemöten hålls en gång i månaden. Ambitionen är också att försöka variera plats, för att underlätta, då maträddare bor på olika platser. Dock är det svårt att få åtkomst till tillräckligt stora lokaler.

Nästa möte blir söndagen den 5 december kl 16.00 plats A-huset. Ordförande blir Lasse.

(styrelsen tillämpar roterande ordförandeskap)

Anna skickar SMS om nästa mötestillfälle till ledamöterna Klara och Marita som inte är med idag.

Ordförande valde att göra en dagordning på plats genom att göra en runda över vilka frågor som skulle tas upp på dagens styrelsemöte. Punkterna skrevs på en whiteboardtavla varefter de rangordnades.

1 Uppföljning

Diskussion om konflikter:

Hur ska styrelsen hantera konflikter som uppstår mellan maträddare på olika Solikyl? Ska det hanteras genom skriftlig kommunikation eller personlig närvaro, eller både ock? Vem äger konflikten? Hur ska anonyma mejl om beskyllningar hanteras? Och om personen det berör redan har lämnat Solikyl?

De aktuella konflikterna och problemen diskuterades och det behövs mer info om det anonyma mejlet ska kunna tas vidare.

Diskussion om hur insläpp i Karrot ska ske. Välkomstgruppen tar frågan vidare.

1b Årsmötesprotokoll

Det beslutades att Anna ger de utskrivna dokumenten till Per som renskriver dem, och skickar till styrelsen innan publicering sker.

2 Info och Transparens

Joakim påpekade vikten av att planerade möten informeras tydligt och klart, att de annonseras på väggen till aktuellt Solikyl.

Diskussion om personer som återkommande sätter upp sig på hämtningar, och sedan skickar någon annan att göra hämtningen. Rimligt är att den person som bokar upp sig också är den som sedan också gör själva hämtningen. Anna förtydligar detta genom ett inlägg på Karrots vägg.

Inkonsekvens av användande av det som kallas Morötter i Karrot. När en maträddare har fått tre morötter betyder det att den personen är betrodd med användarrättigheter i systemet Karrot, och också har den nödvändiga kunskap som behövs för att göra ändringar av t ex tider, dagar, texter till butiker och upplägg av t ex nya butiker.

Det förtydligades därför på mötet att vi, när vi först är säkra på att maträddaren har den nödvändiga kunskapen som behövs för att hantera systemet Karrot, och att vi känner förtroende för att personen kommer att klara av att hantera detta, då kan vi ge en morot!

En morot kan sedan inte tas tillbaka eller ges tillbaka!

Några uttryckte önskemål om en Dummy-version av Karrot. Det finns redan en och den heter Playground, så gå gärna in och lek!

Frågan om Transparens lämnas till nästa styrelsemöte.

Eftersom hämtningen från Koopman som gått till det tidigare Spelets hus på tisdagar inte varit en öppen hämtning tas frågan angående byte av leveransställe till det kommande stormötet.

3 Sjömanskyrkan

Joakim meddelar att Sjömanskyrkan erbjuder Solikyl möjlighet till utdelning de tider som Frivilligcentralen Oscar finns där - förmiddagar fram till – Joakim kollar tidpunkter!

Så här i början handlar det om torrvaror/ skafferivaror. Det vore en möjlighet för Solikyl, men kräver kontinuitet och rutiner, och en ansvarig för detta. Anna funderar på om bröd kan räknas till gruppen livsmedel som kan lämnas. Och från vilka butiker skulle hämtningar kunna göras? Hanna, Joakim och Anna håller i frågan.

3 b Biblioteket

Joakim väntar på mejlsvar.

3 c Hyresgästföreningen

Kristina har av HGF fått besked att det kan vara idé att kontakta LH – Lokala hyresgästföreningars styrelser. Bruno har fått info om detta. LH har tillgång till lokaler för boende och vid intresse kan dessa möjliggöra tillträde för Solikyls verksamhet (det krävs sedan också att fastighetsägaren ger sitt tillstånd, men frågan drivs då av aktuellt LH).

4 Backa-Brunnsbo

Lasse berättar att det inledda samarbetet med ICA fortskrider, att Solikyl får möjlighet att medverka i Nyhetsbrev Backa-Brunnsbo och att Solikyl har fått erbjudande om fler lokaler, varför det i området skulle finnas goda möjligheter till expansion!

5 Handelshögskolan + Annedal + Nordenskiöld

Det finns möjlighet att starta ett Solikyl på skolan. Bruno har kontakt.

Det finns olika åsikter om vilka butiker som skulle kunna vara lämpliga att hämta ifrån.

Vilka butikerna blir är öppet för diskussion men frågan är om det inte vore bättre att börja med att bjuda in intresserade studenter från skolan. Det handlar sedan om genomförande: vilka tider som är lämpliga att göra hämtningar, hur det görs, varifrån etc.

Frågan förs till kommande stormöte.

6 Ny Stadga - Värdegrund - Verksamhetsplanen: värdegrund och koppla till arbetsgrupper och deras arbete – Politiska aktiviteter

Beslut om Politiska aktiviteter togs på årsmötet - Bruno är sammankallande.

Verksamhetsplanen – tillhör sedvanligt styrelsearbete.

Frågan gällande arbetsgrupper kommer att diskuteras vidare på nästa styrelsemöte.

Stadgan finns på Solikyls hemsida. Se OM, under ’förening’, Förening Solikyl, ’läs vår stadga’.

7 Dagordningar och tid

Det är lämpligt att en dagordning inför möten finns tillgänglig på Karrot senast en vecka innan mötet. Utformningen av dagordning togs upp på det extra styrelsemötet den 20 september.

8 Chili & Wok och Bakat

Joakim meddelar att hämtningarna på lördagarna Chili & Wok och Bakat blir ledigt. Det är ännu inte klart vem som tar över.

Mötet förklarades avslutat kl 20.

Justerat 2021-11-13 av Anna

1 gillning

Tack för mycket tydliga anteckningar!

Ang. punkt 2 om tillitsmorötter på Karrot… Äntligen kan man ta tillbaka morötter som man själv gett någon! Detta kom med senaste uppdatering.

Efter styrelsens begäran kan jag förtydliga några punkter:

  • Att jag ska få driva politiskt påverkansarbete betyder att jag ska kunna uttala mig i Solikyls namn till olika aktörer (politiker, media, osv.) i frågor som handlar om tillgång till lokaler i staden och stöd som vi får från kommunen. Jag har gjort detta tidigare när jag var med i styrelsen, till exempel på GOT-United möte med politiker, i webinariet Rätt till Staden med tjänstemän eller i videon som kom ut nyligen (se två trådar under). Just nu är det inget planerade men nya tillfällen kan komma. Vi satt upp en gammal Karrot-grupp tillsammans med Cykelköket för sådana frågor men den är lite död nu

  • Ang arbetsgrupper i punkt 6 innebär det helt enkelt att folk får mandat för vissa uppgifter. Det kan vara en engångsgrej, som till exempel samordna ett möte, eller en förekommande uppgift, som t. ex. sköta kommunikation med allmänheten (webbsidan, sociala medier, osv). Välkomstgruppen är ju på det sättet en arbetsgrupp. Vi har tidigare bestämt en organisatorisk struktur som beskriver det. Det är ett viktigt sätt för att både engagera flera och avlasta styrelsen arbete.