2021-11-07 Styrelseprotokoll
Styrelsemöte söndagen den 7 november 2021, kl 17.30 A-huset
Ordförande Per, sekreterare Kristina och justerare Anna.
Närvarande ur styrelsen: Per, Lasse, Ann-Heléne, Bochra och Anna
Övriga: Ole, Kristina och Joakim.
Mötet börjar med att bestämma tid och plats för nästa styrelsemöte. Styrelsemöten hålls en gång i månaden. Ambitionen är också att försöka variera plats, för att underlätta, då maträddare bor på olika platser. Dock är det svårt att få åtkomst till tillräckligt stora lokaler.
Nästa möte blir söndagen den 5 december kl 16.00 plats A-huset. Ordförande blir Lasse.
(styrelsen tillämpar roterande ordförandeskap)
Anna skickar SMS om nästa mötestillfälle till ledamöterna Klara och Marita som inte är med idag.
Ordförande valde att göra en dagordning på plats genom att göra en runda över vilka frågor som skulle tas upp på dagens styrelsemöte. Punkterna skrevs på en whiteboardtavla varefter de rangordnades.
1 Uppföljning
Diskussion om konflikter:
Hur ska styrelsen hantera konflikter som uppstår mellan maträddare på olika Solikyl? Ska det hanteras genom skriftlig kommunikation eller personlig närvaro, eller både ock? Vem äger konflikten? Hur ska anonyma mejl om beskyllningar hanteras? Och om personen det berör redan har lämnat Solikyl?
De aktuella konflikterna och problemen diskuterades och det behövs mer info om det anonyma mejlet ska kunna tas vidare.
Diskussion om hur insläpp i Karrot ska ske. Välkomstgruppen tar frågan vidare.
1b Årsmötesprotokoll
Det beslutades att Anna ger de utskrivna dokumenten till Per som renskriver dem, och skickar till styrelsen innan publicering sker.
2 Info och Transparens
Joakim påpekade vikten av att planerade möten informeras tydligt och klart, att de annonseras på väggen till aktuellt Solikyl.
Diskussion om personer som återkommande sätter upp sig på hämtningar, och sedan skickar någon annan att göra hämtningen. Rimligt är att den person som bokar upp sig också är den som sedan också gör själva hämtningen. Anna förtydligar detta genom ett inlägg på Karrots vägg.
Inkonsekvens av användande av det som kallas Morötter i Karrot. När en maträddare har fått tre morötter betyder det att den personen är betrodd med användarrättigheter i systemet Karrot, och också har den nödvändiga kunskap som behövs för att göra ändringar av t ex tider, dagar, texter till butiker och upplägg av t ex nya butiker.
Det förtydligades därför på mötet att vi, när vi först är säkra på att maträddaren har den nödvändiga kunskapen som behövs för att hantera systemet Karrot, och att vi känner förtroende för att personen kommer att klara av att hantera detta, då kan vi ge en morot!
En morot kan sedan inte tas tillbaka eller ges tillbaka!
Några uttryckte önskemål om en Dummy-version av Karrot. Det finns redan en och den heter Playground, så gå gärna in och lek!
Frågan om Transparens lämnas till nästa styrelsemöte.
Eftersom hämtningen från Koopman som gått till det tidigare Spelets hus på tisdagar inte varit en öppen hämtning tas frågan angående byte av leveransställe till det kommande stormötet.
3 Sjömanskyrkan
Joakim meddelar att Sjömanskyrkan erbjuder Solikyl möjlighet till utdelning de tider som Frivilligcentralen Oscar finns där - förmiddagar fram till – Joakim kollar tidpunkter!
Så här i början handlar det om torrvaror/ skafferivaror. Det vore en möjlighet för Solikyl, men kräver kontinuitet och rutiner, och en ansvarig för detta. Anna funderar på om bröd kan räknas till gruppen livsmedel som kan lämnas. Och från vilka butiker skulle hämtningar kunna göras? Hanna, Joakim och Anna håller i frågan.
3 b Biblioteket
Joakim väntar på mejlsvar.
3 c Hyresgästföreningen
Kristina har av HGF fått besked att det kan vara idé att kontakta LH – Lokala hyresgästföreningars styrelser. Bruno har fått info om detta. LH har tillgång till lokaler för boende och vid intresse kan dessa möjliggöra tillträde för Solikyls verksamhet (det krävs sedan också att fastighetsägaren ger sitt tillstånd, men frågan drivs då av aktuellt LH).
4 Backa-Brunnsbo
Lasse berättar att det inledda samarbetet med ICA fortskrider, att Solikyl får möjlighet att medverka i Nyhetsbrev Backa-Brunnsbo och att Solikyl har fått erbjudande om fler lokaler, varför det i området skulle finnas goda möjligheter till expansion!
5 Handelshögskolan + Annedal + Nordenskiöld
Det finns möjlighet att starta ett Solikyl på skolan. Bruno har kontakt.
Det finns olika åsikter om vilka butiker som skulle kunna vara lämpliga att hämta ifrån.
Vilka butikerna blir är öppet för diskussion men frågan är om det inte vore bättre att börja med att bjuda in intresserade studenter från skolan. Det handlar sedan om genomförande: vilka tider som är lämpliga att göra hämtningar, hur det görs, varifrån etc.
Frågan förs till kommande stormöte.
6 Ny Stadga - Värdegrund - Verksamhetsplanen: värdegrund och koppla till arbetsgrupper och deras arbete – Politiska aktiviteter
Beslut om Politiska aktiviteter togs på årsmötet - Bruno är sammankallande.
Verksamhetsplanen – tillhör sedvanligt styrelsearbete.
Frågan gällande arbetsgrupper kommer att diskuteras vidare på nästa styrelsemöte.
Stadgan finns på Solikyls hemsida. Se OM, under ’förening’, Förening Solikyl, ’läs vår stadga’.
7 Dagordningar och tid
Det är lämpligt att en dagordning inför möten finns tillgänglig på Karrot senast en vecka innan mötet. Utformningen av dagordning togs upp på det extra styrelsemötet den 20 september.
8 Chili & Wok och Bakat
Joakim meddelar att hämtningarna på lördagarna Chili & Wok och Bakat blir ledigt. Det är ännu inte klart vem som tar över.
Mötet förklarades avslutat kl 20.