Forum Solikyl

Protokoll Styrelsemöte 9/1 2022

2022-01-09 Protokoll - Styrelsemöte Solikyl, A-huset. Kl 17.30 – 19.50

Närvarande ur styrelsen: Marita I, Anna och Bochra Några tillfällen per telefon: Ann-Helene och Klara.
Övriga närvarande: Carola, Jack och Kristina

1. Mötet öppnas av denna periods ordförande, Marita.
Styrelsen har valt att tillämpa roterande ordförandeskap.

2. Val av sekreterare Kristina Justerare: Anna

3. Förra styrelsemötets anteckningar, 5 dec 2021.
På plats närvarade Per och Lasse, Marita och Ann-Helene deltog via telefon. I nuläget saknas protokoll, Per har listat frågor som diskuterats.

  1. Fast mötestid införs, första söndagen i varje månad (kl 17.30)
  2. Arbetsgrupper utses för punkterna i verksamhetsplanen.
    Sammankallande - En person i styrelsen tar var sitt arbetsområde. Per tar gärna tag i stadgagruppen.
  3. Få bort allt bakom ryggen snacket!

Detta är frågor som tagits upp tidigare, en del har det tagits beslut om, en del frågor tas upp under dagens möte.

4. Det behövs tas upp hur arbetsordning och rutiner inom styrelsen beslutas och införs
Frågan behöver tas upp och får diskuteras vidare på nästa styrelsemöte.

Ett förslag var att då det är svårt att alltid kunna samla samtliga styrelseledamöter till ett och samma möte, att i stället ta fram ett beslutsunderlag, och först på därpå följande styrelsemöte, då samtliga fått kännedom om frågor och innehåll, fatta beslut genom att ledamöterna röstar för eller emot, om nu inte konsensus kan nås.

5. Mötestider och scheman
Frågan har tagits upp tidigare, och får fortsatt diskuteras. Alla ledamöter behöver få möjlighet att yttra sig innan en fast dag bestäms.

6. Hur nya maträddare tas in
Frågan har varit uppe tidigare. Då liksom nu föreslår styrelsen att Välkomstgruppen träffas och fattar beslut i frågan.

7. Varför är det så många, maträddare, som börjar och sedan inte fortsätter
Härtill finns säkert flera orsaker, För yngre, studenter, kan det vara att tider är svåra att kombinera med skolans tider. Det framkom att några intresserade mötts av ett kategoriskt Nej när de erbjudit sin hjälp.

Vi funderar på om det inte också här vore bra om Välkomstgruppen skulle kunna ha lite uppföljning av nytillkomna; att de förstår hur Karrot fungerar och i övrigt hjälpa dem tillrätta.

Det finns en kö av intresserade så det bör inte vara något problem att få in nya till föreningen.
Ett introduktionsmöte är också på gång, Bruno håller i detta.

8. Vilka var det som tog sig in på spelets hus utan tillstånd och brände vårt goda eftermäle med de ansvariga där? Hur ska vi i framtiden hantera dessa alltför grova övertramp?
Frågan uppfattas av flera som oklar och behöver förtydligas. Kanske be att de ansvariga på Spelets Hus inkommer med ett utförligt (skriftligt) klagomål varefter frågan behandlas i styrelsen.

9. Hur hanterar vi pausad person?
Det ärende som nu är aktuellt har trots att det varit prioriterat fördröjts onödigt, och här har styrelsen brustit genom att inte ta tag i frågan. Beslut tas därför idag att pausningen hävs, maträddaren får delta på hämtningar och ärendet anses avslutat. För att dagens beslut ska bli giltigt rings en ledamot upp, och något senare anslöt sig ytterligare en ledamot som instämde i det fattade beslutet.

10. Alla punkter som varit aktuella för sittande styrelse, men inte tagits upp eller beslutats. (Anna erbjuder sig leta igenom protokoll och dagordningar efter bordlagda och bortglömda punkter).
Samma problematik som för punkt 4. Vore bra att ha en rutin för bättre struktur. T ex skulle det kunna stå i det förda protokollet vilka beslut som fattades, vad som förs till nästa möte, dvs bordlades osv.

11. Övriga frågor, om tid finns
JUSTERING av mötesprotokoll 2021-11-07: Punkt 7 Dagordning och tid
”…dagordning…” ska bytas ut till Kallelse. En kallelse bör göras, genom att bokningsbara platser läggs ut som aktivitet under Styrelse på Karrot, senast en vecka innan utsatt möte.

För protokollföring finns styrelsebeslut på att sekreteraren har en vecka på sig innan överlämning till justeraren, som i sin tur också har en vecka på sig, innan hen återlämnar justerat protokoll till sekreteraren, som därefter lägger ut protokollet på Forumet.

Arbetsgrupper och vad som tidigare är sagt om deras arbete.
“**…**En arbetsgrupp kan bestå av människor från styrelsen eller inte. Behovet av att skapa en grupp identifieras via styrelsen, men arbetsgrupperna agerar självständigt, öppet för dem som vill och transparent i sina handlingar och beslut.”

Det är önskvärt att ytterligare Stormöte hålls inom kort, och gärna med info om Solikyls tillkomst och historia för att underlätta utvecklandet av ett framtida Solikyl.

Hur osynliga hämtningar och utdelningar som förekommer bör hanteras.

Till nästa periods ordförande föreslås Anna – detta då hon är insatt i tekniken på A-huset.

Nästa möte sätts till söndagen den 6 februari kl 17.30, digitalt på A-huset.
P.g.a Corona förväntas inget fysiskt möte hållas, det blir via länk på jit.si . De som inte har åtkomst till Internet hemma kan dock komma till a-huset, men bör då ta med sig bärbar dator eller mobil. Anna föreslår att några ur styrelsen sammanstrålar veckan innan för att se över protokoll och samla ihop oavslutade frågor och (för) vaga beslut som behöver förtydligas.

Årsmötesprotokollet ska läggas ut på forumet inom en snar framtid.

Torsdagarna på Masthuggetdistriktet. På Karrot och hemsidan ser det ut som att det sker hämtningar och utdelning, men flera säger att det inte sker ?

En ny Facebook-sida knuten till Solikyl har tillkommit, och vi undrar varför.

12. Mötet avslutas
Mötet förklarades avslutat kl 19:50

Justerat av Anna
2022-01-10