Forum Solikyl

Protokoll styrelsemöte 8/5 2022

Protokoll styrelsemöte 2022-05-08
Plats A-huset i Majorna. Tid 17.00. Vi började framåt 17.30, slut 19:40.

Närvarande ur styrelsen: Anna, Lasse och Bochra
Övriga: Joakim, Jerry, Leif, Michele, Kristina, Elise, Jack, Hjördis, Mia, Mikael och Per.

Anna var vald ordförande efter Bochra som skulle ha ersatt Ann-Helene. Eftersom Anna har problem med stämbanden valdes Joakim till Ordförande.
Till sekreterare valdes Kristina och till justerare Mia och Michele.

§1 Mötet öppnades
Eftersom mötet inte är helt säkra på om styrelsen är beslutsför på mötet - endast tre av de på årsmötet sju valda styrelseledamöter är närvarande, tre har valt att avgå - och stadga anger att det krävs att fler än hälften av dem är närvarande bestämde vi att i den mån något beslut behöver fattas på mötet tar vi i det fallet ett medlemsbeslut, och då i konsensus, samt gör ett beslutsunderlag så att styrelsen kan fatta beslutet på kommande styrelsemöte.

Punkter på dagordningen är:
*Protokollet från förra mötet
*Det kommande Årsmötet
*Information angående konfliktlösningsmodell

§2 Närvarande styrelseledamöter, revisor och några styrelseledamöter som avgått lämnar rummet en stund för genomgång och förberedelse till dagens möte.

Mia får i uppdrag av ordförande att för oss andra läsa upp de punkter som inte hanns med på senaste mötet, av vilka vi ska välja de punkter som vi anser är viktigast att behandla på dagens möte. Förra styrelsemötet som hölls 3 april bestod av en dagordning på 31 punkter (8 formalia) varav 15 blev obehandlade.

§3 Protokollet från förra mötet i april
Förra styrelsemötesprotokollet har inte justerats av bägge justerarna. Det innehöll 8 behandlade frågor (exkl formalia) och hade två bilagor: Förslag på Avtal mellan Solikyl och medlemmar, och en bilaga som hade fogats till protokollet först efter mötet vilken bestod av delar av en privat konversation mellan några medlemmar och en styrelseledamot.

*Eftersom vi som inte varit närvarande på förra mötet har svårt att ha en åsikt, och dessutom undrar varför det är svårigheter med att publicera protokollet på Forumet, inleds en diskussion. Per väljer att mejla oss närvarande de aktuella dokumenten och den efterföljande mejlkonversationen. Vi tar en kortare paus för att läsa igenom dokumenten. Tiden går emellertid fort och allihop hann inte läsa igenom dem. Det hindrar inte att en diskussion startar, där samtliga närvarande kom till tals.

*Det är inte samma sak att publicera något på Forumet som på Karrot. Karrot är till formen en sluten grupp där endast den som är medlem i denna kommer åt innehållet. Rent juridiskt riskerar det som kan uppfattas som ett personligt påhopp på Karrot, istället att övergå till att bli förtal på Forumet och har då inget med transparens att göra. Med bakgrund i detta valde den andre justeraren att inte justera, och hellre ta upp protokollets innehåll för diskussion på dagens möte.

*Frågan som föranledde den andra bilagan lämpar sig bättre att behandlas som en konflikt mellan några medlemmar. (se vidare §4)

*Diskussionen mynnade även ut i att Välkomstgruppen har en stor och viktig uppgift att föra ut Solikyls principer. Det senaste året har det flera gånger föreslagits att det är viktigt att Välkomstgruppen har något möte där de kan diskutera och enas om olika frågor som rör föreningen, och om möjligt ge ordentliga introduktioner för nya.

*Ett Solikyl är en plats som kan definieras som ett ställe där det finns ett kylskåp med Solikyls logga, dit matsvinnet tas, och dit sedan allmänheten har tillträde. Diskussion förs om hur hämtningar och leveranser sker, och har skett inom Solikyl, om slutna grupper, slutna hämtningar - som inte angetts i Karrot, hämtningar och lämningar till, och av, privatpersoner, till kollektivboenden.

*Det diskuterades även om det är rimligt att en dryg halvtimma av ett styrelsemöte går åt att bestämma platsen för nästkommande styrelsemöte, såsom skedde på förra månadens möte.

*Det är viktigt att vi iakttar de Riktlinjer som finns inom Solikyl, och som vi också har skrivit på genom vår inträdesansökan. (bl.a. 2019) http://solikyl.se/riktlinjer-matraddare/ ”…Kommunikation, respekt, samarbetsvilja och tillit är grundvärderingar som alla måste beakta. …”

Diskussion om innehållet i bilaga två från förra mötets protokoll:
*Olika förslag på modeller och lösningar på olika nivåer diskuteras: anlita Jurist, Neutral person utifrån, Indiansamtal, någon från gruppen. Hjälp utifrån tenderar dock att kosta. Mia föreslår och erbjuder sig att - då hon är en av dem i föreningen som har utbildning och erfarenhet om konflikter – kontakta de berörda och arbeta med dem för att hitta en lösning. Denna möjlighet okejas. Kritik uppstår att det är bättre att anlita någon utomstående som är neutral eftersom ingen av oss närvarande kan betraktas opartiska. Hjördis, och därefter Elise, vill ha till protokollet att de anser att någon utomstående neutral i så fall ska anlitas. Det visar sig att en av de tre närvarande idag i denna konflikt har gått vidare.

*Av detta kan vi bara konstatera vikten av att ingen kan, eller ens, ska försöka, ta ifrån någon dess upplevelse av någon situation. Vi är också som individer olika, och upplever saker på olika sätt, t ex kan någon ha försökt nå den andre, och responsen kan ha uteblivit, för att den andre kanske upplever situationen på ett annat sätt, eller ens är medveten om sitt eget beteende och hur det kan uppfattas av andra.

*Relevant är också att kunna be om ursäkt och att de inblandade därefter går vidare. Som lösning kan vi kanske också välja att engagera oss på något annat ställe – Solikyl har så pass många ställen att det är möjligt – eller att gå vidare, dvs strunta i dem som beter sig illa, inte ger respons eller inte uppskattar ens insats.

§4 Information angående konfliktlösningsmodell
Alltför ofta når frågor om olika konflikter styrelsen, vilket är ett tidsödande arbete. De skulle kunna tas upp i den konfliktlösningsmodell som är utarbetad inom föreningen. (se protokoll 2021-05-07 och 2021-07-02) Ny konfliktlösningsmodell

§5 Det kommande Årsmötet
Det finns inga utsikter att hålla ett årsmöte på utsatt tid. Det saknas verksamhetsberättelse och ekonomisk sammanställning då arbetsbelastningen på de kvarvarande fyra ledamöterna har ökat efter de senaste månadernas avhopp. Troligen behövs ett extra stämmomöte, och möjligen innan dess ett extra styrelsemöte.

§6 Ordförande förklarar mötet avslutat kl 19:40.

Justerat Mia 2022-05-10, Michéle 2022-05-19